Z dniem 1 stycznia 2022 r. zmianie uległy zasady korzystania z systemu PIU Emp@tia. Jest to ważna informacja dla innych niż gminy podmiotów prowadzących żłobki, kluby dziecięce lub zatrudniających dziennych opiekunów i dziennych opiekunów prowadzących działalność na własny rachunek bądź też podmiotów chcących założyć instytucje opieki dla dzieci do lat 3.

Podmioty inne niż gmina, chcąc złożyć jakikolwiek wniosek typu RKZ - wniosek RKZ-2 (o aktualizację albo zmianę danych), RKZ-3 (o wykreślenie żłobka/klubu dziecięcego/ opiekuna dziennego) lub RKZ-4 (sprawozdanie z działalności żłobków, klubów dziecięcych i dziennych opiekunów) - zobowiązane będą do założenia w systemie PIU Emp@tia konta organizacji, z którego to poziomu będą tworzyć i wysyłać dokumenty typu RKZ. Od 1 lutego 2022 r. z kontekstu konta organizacji będą również składać Informację o dzieciach uczęszczających do żłobka lub klubu dziecięcego lub znajdujących się pod opieką dziennego opiekuna (RKZ-5). Konto organizacji jest przeznaczone dla innych niż gminy podmiotów prowadzących instytucje opieki bądź też innych niż gminy podmiotów chcących założyć instytucje opieki.

Na stronie https://www.gov.pl/web/rodzina/instrukcje-wypelniania-wnioskow-na-piu-empatia została zamieszczona zaktualizowana instrukcja zakładania i obsługi konta organizacji na PIU Emp@tia. Instrukcja została zaktualizowana o informacje na temat poruszania się w kontekście pracy „konto organizacji”. System PIU Emp@tia w oknie Podgląd organizacji umożliwia zobaczenie danych organizacji. Zmian danych organizacji można dokonywać wyłącznie za pomocą formularza RKZ-2 (zmiana lub aktualizacja danych podmiotu i instytucji opieki).

W oknie Użytkownicy można dodawać nowe osoby, które mając stosowane uprawnienia, będą mogły wspomagać właściciela w procesie wysyłania formularzy.

W kontekście organizacji funkcjonują 3 role:

• Właściciel,
• Administrator,
• Pełnomocnik.

Właściciel i Administrator są uprawnieni m.in. do zapraszania nowych użytkowników oraz do składania dowolnego dokumentu RKZ w ramach każdej prowadzonej przez organizację instytucji opieki.

Rola Pełnomocnika jest uprawniona do składania dokumentów RKZ-2, RKZ-4 i RKZ-5 wyłącznie w ramach konkretnych instytucji opieki wskazanych przez Administratora lub Właściciela.
Po wybraniu kontekstu organizacji Właściciel będzie mógł dodawać do organizacji innych użytkowników poprzez wysyłanie z systemu zaproszeń do organizacji na wskazany
w zaproszeniu adres e-mail. Po potwierdzeniu zaproszenia oraz załączeniu przez Właściciela pełnomocnictwa do reprezentowania organizacji dodane osoby będą mogły wysyłać w imieniu organizacji wnioski RKZ.

W instrukcji zakładania i obsługi konta organizacji przedstawiono także jak odbierać korespondencję z urzędu i wysyłać korespondencję w sprawie oraz jak przenosić z kontekstu „konto osobiste” do kontekstu „konto organizacji” wnioski, które były wysłane w przypadku pracy w kontekście „konto osobiste” w imieniu podmiotu prowadzącego instytucję opieki.

Informacja o osobach upoważnionych do przetwarzania danych zawartych m.in. w informacji o dzieciach uczęszczających do żłobka, klubu dziecięcego lub znajdujących się pod opieką dziennego opiekuna

Informacja dotycząca dzieci uczęszczających do instytucji opieki będzie przekazywana przez podmioty prowadzące instytucje co miesiąc od kwietnia 2022 r. w terminie 5 dni roboczych liczonych od pierwszego dnia danego miesiąca, według stanu za poprzedni miesiąc. Powyższą informację podmioty prowadzące instytucje opieki będą zobowiązane również złożyć za styczeń i luty 2022 r. – do 31 marca 2022 r. Informację za miesiąc styczeń będzie można złożyć w przypadku innych niż gminy podmiotów prowadzących od 1 lutego do 31 marca 2022 r., a za luty – od 1 do 31 marca 2022 r. Dane dotyczące dzieci i ich rodziców będą przekazywane do systemu Rejestr Żłobków, ale nie będą publikowane na stronach gminy prowadzącej rejestr żłobków i klubów dziecięcych oraz wykaz dziennych opiekunów i ministra właściwego do spraw rodziny. Dane zawarte w informacji będą od 1 kwietnia 2022 r. niezbędne do przyznania dofinansowania przez ZUS. Niewywiązywanie się z powyższego obowiązku będzie skutkowało brakiem możliwości obniżenia opłat ponoszonych przez rodziców.

Podmioty prowadzące instytucje opieki – inne niż gminy – będą zobowiązane do przekazywania informacji poprzez portal PIU Emp@tia, na którym udostępniony zostanie formularz RKZ-5.

 

W przypadku informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki składanych za miesiące styczeń i luty 2022 r. w terminie do 31 marca 2022 r. przed rozpoczęciem uzupełniania ww. informacji podmioty prowadzące instytucje opieki – inne niż gminy – są zobowiązane do przekazania odpowiednio wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta właściwemu ze względu na miejsce prowadzenia instytucji opieki informacji o osobach upoważnionych do przetwarzania danych, o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 5, 6, 8 i 10-14 oraz
w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r.

Właściciel podmiotu prowadzącego instytucję opieki, zgodnie z art. 53 ust. 4 oraz art. 54 ust. 4 ustawy z dnia 17 listopada 2021 r. o rodzinnym kapitale opiekuńczym jest upoważniony na mocy ww. ustawy do przetwarzania danych, o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 11-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r., czyli danych zawartych w informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki (RKZ-5). Oznacza to, że dla właściciela podmiotu prowadzącego nie ma wymogu przekazywania do wójta, burmistrza, prezydenta miasta informacji o tym, że jest upoważniony do przetwarzania danych zawartych w informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki.

Dla osób innych niż właściciel podmiotu prowadzącego instytucję opieki (pracowników), które będą przetwarzały dane zawarte w informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki składanej za miesiące styczeń i luty 2022 r. przed rozpoczęciem uzupełniania ww. informacji należy w systemie PIU Emp@tia w kontekście pracy konta organizacji dodać informację o upoważnieniu do przetwarzania danych, o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 5, 6, 8 i 10-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r. Informację tę należy dodać w oknie Użytkownicy dla użytkownika o roli Pełnomocnik i Administrator. Zatem dla osób, które będą przetwarzać dane zawarte w informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki, posiadających rolę Pełnomocnik lub Administrator, powinny być dodane pełnomocnictwo i informacja o upoważnieniu do przetwarzania danych. Obowiązek przekazania wójtowi / burmistrzowi / prezydentowi miasta informacji o osobach upoważnionych do przetwarzania danych wynika z art. 53 ust. 5 oraz art. 54 ust. 5 ustawy z dnia 17 listopada 2021 r. o rodzinnym kapitale opiekuńczym.

Poza systemem PIU Emp@tia dla danej osoby (pracownika) powinno zostać przygotowane upoważnienie do przetwarzania danych (nie informacja o osobie upoważnionej), o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 5, 6, 8 i 10-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3
w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r. Upoważnienie powinno być przechowywane w dokumentacji poza systemem PIU Emp@tia.